Blog 🇮🇩L&D resources

Apa itu Individual Development Plan (IDP)?

Dikutip dari 2018 Workforce Learning Report oleh LinkedIn, ditemukan bahwa 93% karyawan akan bertahan di perusahaan jika adanya jalur karir (career path) yang disediakan perusahaan. Studi terbaru oleh Gallup menunjukkan bahwa pembelajaran keterampilan baru berada pada tingkat ketiga dari daftar hal-hal penting yang perlu diperhatikan saat mempertimbangkan lowongan pekerjaan. Kesimpulannya, Learning & Development sudah tidak menjadi hal opsional yang hanya perlu diperhatikan untuk posisi tertentu. 

Di sinilah IDP berperan penting. Lewat artikel ini, kita akan mempelajari apa yang dimaksud dengan IDP dan perannya dalam retensi karyawan.

Apa itu IDP?

Sederhananya, IDP adalah sebuah action plan yang dibuat untuk peningkatan kompetensi. Objektif utama dari IDP adalah untuk membantu karyawan mencapai tujuan karir dengan tepat waktu.

Alat yang berguna dalam menunjang kinerja dan retensi karyawan

IDP tidak hanya menunjukkan “apa yang harus diperbuat” untuk mencapai sasaran peningkatan karir. Melainkan, IDP juga menjelaskan dengan detaill “bagaimana cara” untuk mencapai tujuan dalam aktivitas pembelajaran.

IDP adalah sebuah panduan lengkap untuk mempertimbangkan:

  1. Kompetensi apa yang perlu ditingkatkan untuk mencapai tujuan karir: Seberapa tinggi tingkat kompetensi sekarang vs tingkat kompetensi yang diharapkan?
  2. Apa yang harus dilakukan: Apa target objektif yang diperhitungkan sebagai target akhir?
  3. Bagaimana cara meraih tingkat yang diharapkan: Action plan apa yang diperlukan?
  4. Siapa yang akan terlibat dalam proses evaluasi dan monitoring progres nantinya?
  5. Bagaimana kemajuan diukur: Pada frekuensi apa?

Strategi yang terikat waktu

Batasan waktu wajib ditetapkan pada IDP untuk memastikan talent dapat mencapai jalur karir yang diharapkan dengan tepat waktu.

Karena jalannya bisnis tidak bisa diganggu oleh kurangnya tenaga kerja, top management perlu memastikan bahwa bisnis dapat bertahan dalam kasus pengunduran diri mendadak atau memprioritaskan suksesi sebagai solusi jangka panjang. Untuk mencapai hal ini, sebuah proses harus dirancang untuk menjamin karyawan lain dapat mengambil alih jika ada pengunduran diri, pemecatan, atau pensiun.

HRD bertanggung jawab atas proses talent management. Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan mendapat talent yang tepat pada posisi dan waktu yang tepat.

Untuk itu, perusahaan-perusahaan besar menciptakan action plan yang terikat waktu demi mengatasi kesenjangan antara apa yang dibutuhkan di posisi kerja saat ini dan posisi dalam jalur karir selanjutnya. Hal ini untuk memastikan perusahaan memiliki jumlah talent yang cukup.

Kasus yang umum terjadi dalam kesenjangan antara posisi sekarang dengan jalur karir dapat diatasi dengan promosi kerja karyawan ke posisi manajemen:

Jika karyawan belum punya pengalaman me-manage tim, ia harus membiasakan diri dengan konsep Manajemen Kinerja (Performance Management): bagaimana cara merekrut; mengembangkan; melatih dan coaching; memberikan dan menerima umpan balik; dsb. Maka dari itu IDP harus ditulis terlebih dahulu

(menggunakan tugas-tugas on-the-job dan kesempatan-kesempatan pembelajaran) sehingga karyawan dapat dipindahkan ke posisi yang baru dengan skillset operasional dengan tepat waktu.

Rancangan yang terstruktur dapat dicampur dengan pembelajaran formal, mentoring, dan stretch assignment

Apa sebenarnya isi dari IDP? IDP yang baik harus sejalan dengan metode 70/20/10. Metode 70/20/10 adalah rasio pedoman yang menunjukkan bahwa mayoritas pembelajaran datang dari pengalaman on-the-job di dalam kerja. Penting juga untuk mengetahui bahwa membedakan 3 jenis pembelajaran membolehkan adanya asimilasi kompetensi berdasarkan jenis pembelajaran yang berbeda beberapa orang belajar lebih baik melalui repetisi, beberapa dengan visual, dan beberapa lewat trial and error.

Stretch assignment
mengambil bagian terbesar dalam proses pembelajaran

(70%)

Untuk mengembangkan kompetensi, karyawan harus diberikan tugas-tugas praktis yang cocok dengan tujuan karirnya.

Pembelajaran sosial
atau lewat orang lain

(20%)

Pembelajaran sosial mencakup penerimaan umpan balik, coaching, atau mentoring. Umpan balik bisa didapat dari direct management, rekan kerja, laporan langsung, seorang ahli, atau bahkan stakeholder seperti supplier dan customer.

Pembelajaran langsung

(10%)

Dapat datang dari platform E-learning, podcast, buku, workshop, dll. Meskipun pembelajaran langsung tidak dapat menggantikan pembelajaran on-the-job, sangat penting untuk menyediakan ilmu dasar dan konsep serta sumber inspirasi kepada karyawan. Kuncinya adalah dengan menghubungkan pembelajaran langsung dengan tugas on-the-job.

Tantangan dalam implementasi IDP

Employee Buy-in dibanding jalur karir

IDP tidak akan efektif bila karyawan tidak mengerti. Maka dari itu, pemahaman yang jelas perlu diberikan terhadap jalur karir yang dituju dan juga prioritas keterampilan yang perlu dikembangkan (skill gap).

Tips: Bagikan tujuan jalur karir secara transparan dalam meeting one-on-one. Setujui timeline, priortas pengembnagna kompetensi, dan action plan.

Komitmen manajer

Manajer harus memastikan bahwa karyawan menggunakan waktunya untuk memonitor dan memastikan bahwa tugas yang diberikan sejalan dengan tujuan pengembangan. Seringkali manajer memerlukan bantuan HR untuk menyusun IDP dan perlu diingatkan untuk follow up pada action plan.

Tips : 

  • Latih manajer untuk memahami cara menyusun draft IDP
  • Adakan one-on-one meeting untuk follow up IDP setidaknya sekali setiap kuartal. Bila mampu sekali sebulan.

Monitoring IDP di luar Sistem Manajemen Kinerja

Seringkali IDP dibuat dan dimonitor secara terpisah dari sistem manajemen kinerja (performance management system) yang berlaku.

Ada cara untuk mengkombinasikan development plan dan goal-setting ke dalam satu proses sehingga kinerja bisa mendukung sasaran perusahaan dan tujuan jalur karir karyawan.

Tips :

  • Ikut sertakan kompetensi sebagai komponen kunci dari sistem manajemen kerja.
  • Integrasikan action plan ke dalam performance objective karyawan.
  • Buatkan smart objectives dan KPI untuk mengukur output kinerja.

Langkah-langkah menyusun program IDP

Setiap perusahan memiliki caranya sendiri dalam penyusunan IDP. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Fondasi

Menentukan posisi karyawan (biasanya ada pada job desc) serta individual goal (performance goal tahunan).

Perusahaan harus melakukan pemetaan dari setiap kompetensi yang dibutuhkan untuk perform dalam pekerjaan menggunakan framework kompetensinya sendiri atau menggunakan A.I. dan data keterampilan.

Klik di sini untuk memulai pemetaan kompetensi. 

2. Identifikasi dan berfokus pada kesenjangan keterampilan.

Menilai keterampilan dan ilmu yang dimiliki oleh karyawan. Hal ini bisa dilakukan melalui competency review. Perusahan yang skills-driven biasanya cenderung menggunakan asesmen 360 derajat (unbiased evaluation) yang biasanya meliputi self-assessment karyawan, supervisornya, dan rekan/ahli.

Klik di sini untuk memulai competency review.

3.Susun rancangan

Buat outline dan identifikasi rancangan untuk meraih tujuan jalur karir karyawan tepat waktu. Kami sarankan untuk menyeimbangkan rencana kegiatan berdasarkan metode 70-20-10.

4.Eksekusi

Mengimplementasikan rancangan yang suda dibuat dengan training dan development. Banyak perusahaan cenderung bergantung hanya kepada HR untuk monitor dan eksekusi. Hal ini jelas salah. Manajer HARUS diikutsertakan untuk memastikan setiap komponen IDP pada tim berjalan sesuai rencana.

5.Evaluasi hasil dan ulangi!

Review kinerja biasanya dapat memastikan adanya konsiderasi akan pengukuran kesenjangan keterampilan. Untuk mendapat umpan balik yang akurat competency development plan dan kesenjangan perlu diperhatikan. Disarankan untuk melakukan asesmen 360 degree secara berkala untuk bisa terus memeriksa hasilnya.

Unduh secara gratis